シフト 作成 エクセル。 エクセル“マクロ機能”でシフト作成を効率化するテクニック

エクセルでシフト管理表を作ろう!シフトの種類や便利な関数も紹介!|ITトレンド

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エクセルでのシフト表・勤怠管理表の作り方 テンプレートではなく、自分でエクセルのシフト表を作りたいという人にシフト表の作り方を紹介します。 作り方はシフト表の種類によっていろいろあるのですが、今回は下のような1日のシフトに入る人数を自動で計算してくれるシフト表を作成してみます。 自動計算させる箇所は、シフトに入っている人数とその日の勤務時間です。 セルのサイズを調整する まず最初にエクセルの縦と横のセルのサイズを調整します。 デフォルトでは横が長すぎるので、シフト表の表部分のカレンダーを作成しても日付が十分にとれません。 ここでは、とりあえず横30ピクセル 縦30ピクセルで作成してみます。 氏名とカレンダーの表をつくる 全体のデザインは後から行うことにして、シフトに入る人と時間の表をつくります。 サンプルでは、正社員かパートかを区別する「種別」、「氏名」「担当業務」「開始時間」「終了時間」と7:00~23時までの表をつくりました。 人数の合計欄を作る 今回は、各担当者の勤務時間とその時間に何人出社しているかの人数を計算するので、計算結果を表示する欄を先ほど作ったエクセルの表の右端と最下部に作ります。 勤務時間を自動計算する まずは、右端の勤務時間の計算からです。 勤務時間は、業務の開始時間と終了時間から算出します。 このままだと何も担当者がいない欄にも「0」が入ってしまうので、表示されないようにします。 一番上に作成した計算式のセルを下にコピーしていくと勤務時間のセルにすべて計算式が入ります。 時間ごとの人数を自動計算する 次に特定の時間に何人の人がシフトされているかを計算します。 使うエクセルの関数は、COUNTIFSです。 COUNTIFS関数は、指定した範囲の中で複数の検索条件に一致する数を算出します。 今回は各担当者の開始時間と終了時間が該当の時間内にあるかどうかをカウントします。 このセルを右にコピーしていけば、各時間の人数が求められるようになります。 デザインを揃える 最後に見やすいようにデザインを揃えます。 エクセルにタイトルや年月日欄、色を付けて完成です。 セルの挿入や削除でも先ほど作成した関数は壊れないので大丈夫です。 まとめ シフト表や勤怠管理表の作り方やエクセルテンプレートを紹介しました。 手書きでシフト表を作成している店舗なども多いと思いますが、エクセルでテンプレートを作ってしまえば自動的に日付や曜日が作成できるので、毎月シフト表を印刷するのが楽になります。 修正やもっと使いやすいシフト表にしたいと思った時にもエクセルをある程度覚えれば、簡単に修正できるので是非テンプレートを活用してオリジナルのシフト表を作成してみてください。

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Excel「簡単入力シフト管理表」エクセル無料テンプレート【使い方解説】|たっくんの自由帳

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シフト表の作成 エクセル関数を活用したシフト表の作成方法 シフト表(勤怠管理表)は会社などのシフト管理で1つは作成すると思います。 シフト表には日付計算、日数計算、書式設定など見た目とは裏腹に複雑なことを行います。 様々なエクセル関数を駆使してシフト表を作成することで、エクセル関数を組み合わせて思い通りの結果を表示させることができるようになるでしょう。 完成するシフト表 当ページで紹介している手順に沿って作成することで完成するシフト表のイメージです。 使用するエクセル関数 関数名 説明 COUNTA 範囲に含まれる空白ではないセルの個数を返す。 COUNTIF 1つの検索条件に一致するセルの個数を返す。 DATE シリアル値で表された日付の情報を返す。 DAY シリアル値を日付に変換する。 IF 条件によって処理をわける。 INDIRECT 文字列への参照を返す。 MATCH 範囲内で値を検索して相対的な位置を返す。 MAX 最大の数値を返す。 MIN 最小の数値を返す。 TEXT 表示形式コードを使用して数値に書式設定を適用する。 項目を入力する まずは名前などの項目を入力します。 実在する人物ではありません。 次に日付を入力します。 C3のセルに1、D3のセルに2を入力し、D3のセルを選択した状態で右下をAD3のセルまでドラッグします。 これで設定している年月に29日が存在する場合だけ29日が表示されます。 これで設定している年月に30日が存在する場合だけ30日が表示されます。 これで設定している年月に31日が存在する場合だけ31日が表示されます。 次に曜日を入力します。 これで設定している年月と上記で入力した日付に対応する曜日を省略形式で表示します。 そして、C4のセルを選択した状態で右下をAD4のセルまでドラッグします。 これで29日~31日がそれぞれ存在している場合に曜日が表示されます。 このようになれば成功です。 出勤日数を計算する準備 次に出勤日数を計算する準備をします。 AH3のセルに「出勤日数」と入力します。 入力したAH5のセルを選択した状態で右下をAH14のセルまでドラッグします。 このようになれば成功です。 出勤人数を計算する準備 次に出勤人数を計算する準備をします。 これでシフトが入力されている場合に、勤務体系Aを選択している人数が表示されます。 これでシフトが入力されている場合に、勤務体系Bを選択している人数が表示されます。 これでシフトが入力されている場合に、勤務体系Cを選択している人数が表示されます。 最後に入力したC15~C17のセルを選択した状態で、右下をAG列までドラッグして完了です。 シフトの入力 いよいよシフトを入力するのですが、単純にA、B、Cを入力してしまうと表記ゆれが発生する上に入力の手間がかかります。 そのためここではリスト機能を使用します。 B5のセルを選択して「データの入力規則」ボタンをクリックし、入力値の種類から「リスト」を選択します。 次に「元の値」の右側にあるボタンを押します。 押すとセルを選択できる状態になるので、A20~A22のセルを選択してEnterキーを押して確定します。 確定させたらOKボタンを押します。 するとC5のセルに三角ボタンが表示されてリストからA~Cを選択できるようになります。 全てのセルがリストからA~Cを選択できるようになるので、それぞれのシフトを選択して完了です。 抜粋の表示 なくてもシフト表として機能しますが、練習のためにどの人が一番出勤日数が多いか、または少ないかを抜粋として表示します。 "」を入力します。 すると例では「浜崎 正征さんが出勤日数17日で最多、長野 政年さんが出勤日数8日で最小です」と表示されます。 なぜ上記のようになるか順番に説明します。 このように文字列でセルを参照させる際に使用する関数です。 例えば後に続くものが1の場合はA1となります。 次に「MATCH 」は範囲内で項目を選択して相対的な位置を返す関数です。 「MATCH 検索値,検索範囲,照合の型 」という指定方法で、例えば「MATCH "apple",A1:A3,0 」と入力するとA1~A3の中でappleが入力されているセルのA1から数えた番号が返されます。 最後に0を指定した場合、検索値と等しい最初の値を返します。 次に「MAX 」は範囲内の最大の数値を返す関数で、指定されているAH5~AH14のセルの最大値である18が返されます。 つまり• 「浜崎 正征」 となります。 最小出勤日がMAX がMIN になるだけでやり方は同じです。 装飾 ここからは線や色を付けて見栄えを調整します。 まずA1~AH1のセルを選択して「セルを結合して中央揃え」のボタン、「左揃え」のボタンの順番にクリックします。 次に黄色で塗りつぶした上で太字にします。 同様に日付や名前の項目を太字にします。 次にA1~A17のセル以外を中央揃えにします。 次にAH3~AH4、B19~E19、B20~E20、B21~E21、B22~E22のセルをそれぞれ結合します。 次に罫線を付けます。 A3~AH13のセルを選択した状態でCtrlを押しながらA19~E22のセルを選択し、罫線のボタンから「格子」を選択します。 続けて不要な罫線を削除します。 罫線のボタンから「罫線の削除」を選択します。 そして5行目~17行目のAとBをドラッグして罫線を削除します。 削除できたらEscキーを押して削除機能を解除します。 罫線を引けたら次はセルに色を付けていきます。 C3~AH4のセルを選択し、Ctrlを押しながらA19~B19のセルを選択します。 そして灰色に塗りつぶします。 次にA15~B15のセルを選択してオレンジ色、A16~B16のセルを選択して青色、A17~B17のセルを選択して緑色に塗りつぶします。 次は条件付き書式を使ってセルを塗りつぶします。 C5~AG14のセルを選択して「条件付き書式」のボタンを押して「新しいルール」を選択します。 ダイアログボックスが表示されるので「指定の値を含むセルだけを書式設定」「セルの値」「次の値に等しい」を選択して「A」を入力します。 入力したら「書式」をクリックします。 さらにダイアログボックスが表示されるので「塗りつぶし」タブでオレンジ色を選択してOKを押し、前のダイアログボックスもOKを押して確定します。 正しく設定できていればこのようになります。 「A」を「B」「C」にすれば、Aと同様に色が付きます。 次に出勤の人数が0の場合にセルが赤色になるように設定します。 C15~AG17のセルを選択して「条件付き書式」のボタンを押して「新しいルール」を選択します。 ダイアログボックスが表示されるので「指定の値を含むセルだけを書式設定」「セルの値」「次の値に等しい」を選択して「0」を入力します。 入力したら「書式」をクリックします。 さらにダイアログボックスが表示されるので「塗りつぶし」タブで赤色を選択してOKを押し、前のダイアログボックスもOKを押して確定します。 このようになれば成功です。 最後にA2~AH2のセルを結合させればエクセル関数を活用したシフト表の作成は終了です。 お疲れ様でした。

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エクセル関数でシフト表を自動作成する方法|無料テンプレートダウンロード可能

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テンプレートのダウンロードをしよう! 紙に手書きするなど、アナログな方法でシフト表を作成するよりも、エクセルを活用した方が関数を使用できる分、効率的です。 エクセルは多くの職場で使われているため、操作に慣れている人も多いでしょう。 詳しい人であればエクセルファイルを新規作成した状態からでも、関数やレイアウトを設定し、便利なシフト表を作成できますが、中にはエクセルの知識や技術がない人もいます。 そのような場合は、インターネット上にあるシフト表のテンプレートを使うことをお勧めします。 テンプレートを使えば、ある程度完成されたデザインを使うことができるため、エクセルの操作に不慣れな人でも簡単に有益なシフト表を作成できます。 エクセルの操作が得意な人であれば、自分が使いやすいように関数を付け加えることで、勤怠管理を同時に行うことができ、給与計算もできます。 まずは自社の特徴にあったシフト表のテンプレートを探し、ダウンロードすることがおすすめです。 必要なシフト表の種類を選ぼう シフト表を作成するときにはテンプレートの種類を知り、有効活用することが重要です。 目的に応じて適切なテンプレートをダウンロードし、手を加えていくといいでしょう。 ここからはシフト表の作成に必要なテンプレートの種類を説明していきます。 主なシフト表1:タイムシフト タイムシフトとは、名前の通り、その日の営業に必要な人員が記載されているシフト表です。 1日ごとの内容を記載し、毎日交換するタイプのものです。 この種類のシフト表に必要な項目は雇用形態・名前・役割・勤務時間・合計時間です。 一般的には横軸に時間が記載されており、縦軸には従業員の名前を入力します。 そして該当する勤務時間分の横棒グラフを書き、見た目も分かりやすく表現します。 主なシフト表2:週間シフト 週間シフトは1週間のシフトが記載されたシフト表です。 基本的にタイムシフトと必要な項目は変わりませんが、曜日ごとに誰がシフトにどれくらい入っているかを明確に示しています。 1週間の動きに合わせてシフトを確認することができるため、急な欠員が発生しても、1週間の中で調整することが可能です。 また、曜日によってオペレーションが変わったり、週ごとのシフトが決まっている業種ではタイムシフトよりも週間シフトを活用します。 主なシフト表3:月間シフト 月間シフトとはカレンダーのように、月の流れに合わせて使うことができるシフト表です。 このシフト表は職場で共有するシフト表というよりは、個人で管理するシフト表として使うことが一般的です。 月間のカレンダーのようなイメージになるため、1日に使えるマスの大きさは小さく、詳細まで情報を表示することができません。 時間ではなく誰が出勤しているかを管理する場合に向いています。 勤務開始時間と勤務終了時間が固定のワークスタイルの場合に有効活用できます。 主なシフト表4:休暇管理シフト 休暇管理シフトは正社員などの休暇管理を行うときに使用するシフト表です。 基本的には月間シフトと同じテンプレートを使い、誰がいつ休暇を取っているかを把握できるようにします。 月の流れが基本となるプロジェクトを進めている場合は、休暇の取得状況もプロジェクトの進行に影響を及ぼすため、正確に管理することが大切です。 便利なエクセル関数でシフト表をカスタマイズしよう! エクセルでシフト表を作成するときには、関数を活用することでシフト表作成にかかる時間を短縮でき、勤務の合計時間やシフトの過不足を一目で把握できるようになります。 ここからは便利なエクセル関数を使ったシフト表のカスタマイズ方法を紹介していきます。 便利な関数1:DATE関数で日付を入力しよう シフト表には必ず日付を入力します。 年間を通すと365日分入れる必要があり、毎回手入力だと非常に時間がかかるため、「DATE関数」を使用するとよいでしょう。 利用する前の準備 通常、シフト表には「年」と「月」を分かりやすい位置に記載するため、まずはエクセルのフォーマット上に「年」と「月」を入力する場所を作ります。 例えば、エクセルのA1に「2019」、B1に「年」、C1に「4」、D1に「月」と入力すると、見た目上は「2019年4月」と表示されます。 このような基本情報を入力することで関数を使いやすくなります。 日付を縦軸に記載するか、横軸に記載するかで変わってきます。 便利な関数2:WEEKDAY関数で曜日を入力しよう シフト表には日付とセットで曜日も入力します。 DATE関数で日付を入力した後、その「年・月・日」の情報を利用して、「WEEKDAY関数」で簡単に曜日を表示できます。 WEEKDAY関数を使用すると「1」から「7」までの数字が割り振られ、「1」が日曜日を意味します。 この状態だとWEEKDAY関数で入力したセルには数字しか表示されていないため、先程と同様に「セルの書式設定」を選択し、「ユーザー定義」の種類に「aaa」と入力すると、数字が「日」から「土」までで表示されるようになります。 また、「ddd」と入力することで漢字ではなく英語の曜日も表示できます。 便利な関数3:COUNTA関数で出勤日数を入力しよう 従業員が月に何日出勤するかを表示するためには「COUNTA関数」を使います。 このCOUNTA関数では、文字や数字などを含むセルをカウントします。 出勤日数をカウントするためには、各日の勤務時間数などの列を範囲に設定し、入力のあるセルの個数を数えることで出勤日数を算出できます。 例えば、Aさんの勤務時間数をB列に記載している場合、「SUM関数」を使うことで勤務時間の合計を出せますが、さらに「COUNTA関数」を使えば出勤した日数をカウントできます。 便利な関数4:COUNTIF関数で稼働人数を入力しよう 早番・遅番、日勤・夜勤などのシフト体制があるシフト表であれば、それぞれの時間帯ごとに稼働する人数をカウントすることで過不足を算出できます。 このように条件を設定することで、指定した時間帯の稼働人数をカウントできます。 便利な関数5:SUM関数でその日の出勤人数を入力しよう 指定した範囲内の数字を合計する関数は最も有名な「SUM関数」です。 先程のCOUNTIF関数を使うことで各時間帯の出勤人数をカウントすることができ、その数字をSUM関数で合計することで、その日に出勤する人数を計算できます。 エクセルでは非効率?そんな時はシフト管理システムを使おう! エクセルで作るシフト表のフォーマットは一度作成してしまえば、コピーすることで使い回しができ、月ごとに管理することでデータを蓄積することも可能です。 ここまでエクセルの関数を紹介してきましたが、関数について知識のない人がシフト表を作成しようとすると、慣れていないためかえって時間がかかってしまう可能性もあります。 また、エクセルではシフト表を複数人で同時編集することができない上、作成完了したシフト表を印刷して店舗に掲示する手間もかかります。 そのため、エクセルのシフト表でも非効率という声があることも否めません。 そうした不便さを感じたときにはシフト管理システムがおすすめです。 ここからはシフト管理システムについて説明していきます。 シフト管理システムでシフト表を簡単作成しよう! エクセルでは従業員から提出されたシフト希望をファイルに転記する必要があり、過不足がないように手動で調整する必要もあります。 一方でシフト管理システムにはモバイル版がリリースされているものもあり、従業員がスマートフォンでシフト希望を提出するだけで、自動的にシフト表が作成されます。 シフト管理システムには他にも勤怠管理や給与計算の機能もあり、従業員の管理を行う担当者の負担を軽減できます。 シフト管理システムで効率的な人材配置をしよう! シフト管理システムを使うことでシフトに過不足があるとアラート通知が出るものもあり、適切なシフト表を作成することが可能です。 また、複数店舗を持つ企業の場合、店舗間のシフト状況を共有して、必要であれば人員補充ができ、企業として効率的な人員配置を行えます。 エクセルでシフト表を作成している場合であれば、無料のテンプレートを使って短時間でシフト表を作成することも可能であり、関数を活用することでさまざまな情報を容易に管理できるようになります。 また、従業員の人数が多かったり、雇用形態が分かれているような場合は、シフト管理システムを使うことでさらに効率化できます。 まずは自社のシフト表作成の課題を明確にし、最適な方法を検証することが大切です。 エクセルの関数やシステムを使いこなし、自社にあったシフト表を作りましょう。

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