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「謝罪メール」お詫びの書き方とビジネス例文!社内やお客様へ

謝罪 メール 件名

謝罪メールを送るとき、締めのフレーズで手が止まってしまうことはありませんか? 最後に締めくくる結びで よろしくお願いいたしますを使うのも、「何だか違和感があるなぁ・・」というような状況。 お詫びの文言で結ぶようにすると、相手への配慮が伝わりやすく、謝罪メール自体にも締まりが出ますよ! ビジネスメール における 謝罪 の 締めには、どのようなフレーズがあるのでしょうか? そこで今回は、社内と社外の両方で使える 5つのフレーズをレベル別にご紹介します。 謝罪メールの締めで使えるフレーズ5選 謝罪メールの締めで最適なフレーズを5つご紹介します。 それが・・・• 申し訳ありませんでした• 深くお詫び申し上げます• ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした• ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます• 多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます この5つの締めのフレーズは、下にいくにつれて丁寧度がアップしています。 私目線の 丁寧度レベル付きでお伝えしていきますね! 状況によって使い分けるのがオススメですよ~ それぞれについて、詳しく見ていきましょう! 申し訳ありませんでした【丁寧度レベル1】 「申し訳ありませんでした」は、謝罪の場合によく使われるフレーズ。 「すみませんでした」や「ごめんなさい」も同じような意味のお詫びの表現ですが、 ビジネスシーンで使う場合には、「申し訳ありません」を選択しましょう。 ちなみに、「 申し訳ございません」は「申し訳ありません」よりも丁寧な言い方。 より誠意を示したい時には、「申し訳ございません」を使ってもOKですよ! 深くお詫び申し上げます【丁寧度レベル2】 「お詫び申し上げます」は、 相手に敬意を払い、自分の過ちやミスを謝罪する表現です。 お詫び申し上げますの言葉の構成は・・・• 「詫びる」の丁寧語「お詫びする」• 自分をへりくだる謙譲語「申し上げる」 謙譲語とは自分を下げて、相対的に相手を立てる表現です。 このような言葉の成り立ちからも、丁寧さがよく分かりますね。 「お詫び申し上げます」の前に「深く」と付け加えることで、より謝罪の気持ちを強めた表現になります。 多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます【丁寧度レベルMAX】 「謹んでお詫び申し上げます」は、 最大級のお詫びフレーズ。 「謹んで」には、相手に敬意を払って行動をするという意味があります。 「謹んで」と入ることで、丁寧度レベル2でご紹介した「深くお詫び申し上げます」よりも、さらに丁寧と認識しておきましょう! 「多大なるご迷惑をおかけしたこと」と最初に入れることで、相手への申し訳なさを強調しています。 不祥事や企業が重大ミスをしたときの会見などで、目にする表現です。 そのため、日常的のビジネスシーンでは、あまり見かけないかもしれません。 相手を敬うとともに、 非常に丁寧にお詫びの気持ちを伝えたい場合に使用しましょう。 件名:資料紛失のお詫び 〇〇 課長 お疲れ様です。 山田です。 先日お預かりしたプロジェクト資料を紛失してしまいました。 私の不注意から、〇〇課長にご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。 今後は二度と同じ過ちを繰り返さないよう、書類と資料の管理を徹底する所存です。 申し訳ありませんでした。 山田 一郎 上の例文には、• 深くお詫び申し上げます• 申し訳ありませんでした の2つの謝罪フレーズを盛り込みました。 本文中で相手に迷惑をかけたことを謝罪してから、最後に謝罪フレーズで締めることで、 より丁寧な印象になります。 ぜひ意識してみましょうね! 社内相手の謝罪メールは、 丁寧度レベルが1〜2のものを使用するのがおおよその目安。 あまり畏まり過ぎると、相手に距離感を感じさせてしまいます。 ビジネスマナーを踏まえつつも、くだけない程度を意識していきましょう! 取引先や顧客などの場合はどうなのでしょうか? 続いては、社外へ向けた謝罪メールの例文をご紹介していきますね! 件名:商品Aに関する納期延期のお願い 株式会社〇〇 〇〇 〇〇 様 平素より大変お世話になっております。 株式会社ビジマナねっとの山田です。 本日は、商品Aの納期の件に関して、ご連絡いたしました。 10月3日の関東地方大雨の影響で必要部品の到着が遅れており、商品Aの生産が間に合わない状況です。 ご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。 大変恐縮ではありますが、10月17日の納期を10月24日に延期させていただきたく存じます。 ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。 jp 取引先など社外へ向けての謝罪メールは、 社内向けの謝罪メールよりも丁寧な言葉遣いが求められます。 ただ「申し訳ありませんでした」よりも、もう少し丁寧な方が相手への配慮が伝わりやすいです。 上の例文には、• 深くお詫び申し上げます• ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます の2つの謝罪フレーズを盛り込みました。 社外相手の謝罪メールは、 丁寧度レベルが2〜3のものを使用するのがおおよそ目安。 謝罪メールの締めフレーズを使う場合には、 社内相手だとレベル1〜2、社外相手だとレベル2〜3がおおよその目安。 個人的な感覚ですが、目安として参考にしてみてくださいね! 謝罪メールを送る際には、• スピードを意識する• 丁寧な謝罪フレーズでメールを締めくくる この2つがぜひ意識しておきたいポイント。 レベルMAXのフレーズは、大きなトラブルや不祥事の際に使う場合が多いので、実はまだ使ったことがありません・・。 本業と副業の 二刀流スタイルを確立しています。 二刀流スタイルを確立することで、• 金銭的なゆとり• 精神的なゆとり を手に入れることができました! 例えば、 ・毎日4桁円のランチを余裕で食べられる ・会社の人との付き合いの飲み会をキッパリ断れる ・大切な人に多くのお金を使える などです。 現在の社会情勢を考えると、いきなり独立・起業はリスクが大きいです… リスクを極力抑えてメリットを最大限享受するためにも、まずは会社員をしながら副業をすべきと強く感じています。 現役会社員である強みを活かし、会社員目線で悩み解消やスキル構築のお手伝いをしていきますね!.

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クレーム対応メールの書き方|落ち度がない場合の例文も|【業界シェアNo.1】メール共有・メール管理システムのメールディーラー

謝罪 メール 件名

この記事のまとめ• クレーム対応の基本 クレーム対応ではいくつかの基本を押さえることで、問題を最小限に抑えて対処することが可能です。 この段落では、押さえておきたいクレーム対応の基本を紹介していきます。 担当者レベルで対応する まずは担当者で対応を終わらせることを意識するのが重要です。 できるだけ話を大きくせず、企業としての損害を最小限に抑えるためです。 クレーム対応の場合、相手も怒りがヒートアップすることで、責任の追及を始め、案件の内容以上の謝罪などを求めてくることも多々あります。 担当者レベルでクレーム対応を終わらせることができるかが、問題を最小限に抑えるためのカギといえるでしょう。 過去の履歴を調べる クレームが発生したら過去のクレームを調べることも重要です。 発生した理由はもちろん、その対処方法、経緯などをしっかり把握しておくことで、現在のクレーム対応に活かすことができます。 相手がもし以前にもクレームを送っている場合、過去での対応を把握していないと送る内容によっては顧客対応が悪い企業だと思われて信頼問題に発展しかねません。 担当者が数人いるようであれば情報を共有しておくことも必須です。 メールの返信は24時間以内にする なるべく早い対応を心がけることも大切です。 スマートフォンの普及によってメールの返信も、出先であってもすぐにできるものと顧客には思われがちです。 できる限り早い対応をおこない、遅くとも24時間以内には返信しましょう。 すぐに対応できない場合は、メールを確認した旨と改めて連絡することを伝えると無用なトラブルを避けることができるでしょう。 文面には細心の注意を払う 相手によっては冷たい印象を与えてしまうこともあるので、言い回しや言葉の使い方には気をつけましょう。 電話などと違い文字の場合はどうしても抑揚をつけることが難しく、言い回しによってはさらに新しい火種を生み出しかねません。 また、メールは物的証拠として確実に残るものです。 万が一クレームが発展して、裁判を起こされたときにその内容いかんでは不利になるケースもあります。 送信前にダブルチェックする ダブルチェックによって誤字脱字などを防ぎます。 特に気をつけたいのは、相手の名前や所属企業名など、個人情報の表記を誤ることです。 もちろん、ダブルチェックは言い回しにおかしな部分がないかをチェックすることにもつながります。 余計に怒りを誘発してしまうリスクを避けるためにも、第三者にダブルチェックをお願いしましょう。 クレームへの返信メールの書き方 ここからはクレームへの返信メールを書く方法を具体的に解説していきます。 件名・宛名の書き方 まず、件名は必ず本文の内容がわかるように書きましょう。 たとえば、「金額表記の誤りに関するお詫び」など、ひと目でそれとわかる書き方にします。 宛名に関しては、本文に入る前に必ず記載します。 個人であれば様をつけ、企業や団体であれば会社・団体名から始まって部署名や役職名を記載し、最後に担当者名に敬称をつけるという順番が一般的です。 もちろん、ここでの誤字脱字はあってはならないことなので十分に気をつけてください。 挨拶文の書き方 挨拶文もたとえ取引先の企業などであっても、いつも以上に丁寧な表現にする必要があります。 通常と同じような「お世話になっております」などの表現は不適切です。 たとえば「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」というような、礼儀正しい文章を作成することを心がけましょう。 また、ここで自分の名前を名乗ることもありますが、その場合は肩書きを正式名称で記載することがマナーです。 間違いのないよう正しく書きましょう。 謝罪の言葉 謝罪の文面を記載していく中で大切なのは、クレームに対しての謝罪を記すということです。 全面的に謝罪してしまうと、何に対しての謝罪なのか、本当に謝罪の気持ちがあるのかなど相手に不信感を与えてしまうこともあります。 とはいえ、迷惑をかけたということに対する謝罪の意はしっかりと伝えましょう。 たとえば「この度は弊社商品に破損が見つかりご迷惑をお掛け致しましたこと、心よりお詫び申し上げます」などとクレーム内容を的確に記し、それに対する謝罪の言葉を記載することで謝意を正しく伝えます。 クレームの原因 たとえば前述のような、商品に破損が見つかったことがクレームに発展した場合、破損の原因は何か、イレギュラーなものなのかどうかなどを記していきます。 しっかりと内部調査をおこなったことも記載し、その結果何が原因だったかを記載することで、その場しのぎの謝罪ではなく原因追究に努めたという謝罪の気持ちをより伝えていきます。 改善策の提案 原因が判明した結果、自社はどのような改善方法をとるのかもあわせて記載します。 たとえば、商品破損の例でいえば「ご都合よろしい日時にスタッフがお伺いし、新しい商品と交換させて頂きます」というような書き方で、早急な対応をとる旨を伝えましょう。 同じミスが起こらないような対応策を伝えることで相手からの信頼回復に努めます。 結びの言葉 結びには、改めて今回のクレームに対する謝罪の言葉に加えて、時間や意見をくれたことに対する感謝の気持ちも伝えるようにしましょう。 「何卒お許しください」などと結んだあとに「今回はお忙しい中お時間をいただき、ならびに、貴重なご意見をくださり、誠にありがとうございます」などとして感謝の意を伝えます。 最後まで丁寧さは忘れずにしっかりと対応しましょう。 こちらに落ち度がない場合の書き方と例文 こちらに落ち度がなくてもクレームが入ることがあります。 ここからは、そのようなケースでのメールの書き方や例文を紹介していきます。 「対応できない」旨を伝える 対応できない旨を伝えるには、伝える順番に留意して書くことが大切です。 顧客に不快な思いをさせてしまったことへの謝罪から、相手の言い分をしっかり聞いたうえで、最後に対応できないこともしっかり伝えましょう。 最初の謝罪は、対応できないことへの謝罪ではありません。 あくまでき然とした態度をとりつつ、相手に落ち着きを取り戻してもらえるような流れで、対応できないことを曖昧にせず伝えることを心がけましょう。 クッション言葉を使う たとえば「ご迷惑をおかけしますが」という言葉や「大変恐縮ですが」など、次に続く言葉の印象をやわらかくする言葉があります。 この言葉を、クッション言葉と呼びます。 相手に断りを入れる際に効果を発揮するほか、お願いごとをする場合などにも有効です。 クッション言葉を使うことでより深くこちらの気持ちが伝わり、好印象になります。 メールでの文面の例文 実際にメール文を作成するときはクッション言葉を用いながら、対応できない旨を伝えていきましょう。 以下に例文を紹介します。 このたびは弊社製品の不備によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 本件につきましては、どの工程で破損が発生したかを弊社品質管理部にて調査中です。 大変恐縮ではございますが、原因解明につきましては今しばらくお時間を頂ければ幸いです。 また、商品に関しては本日中に新しい商品と交換対応をさせて頂きます。 今後このようなご不便となる事がないよう、原因が判明次第、社内での情報共有を徹底し再発防止に努めてまいります。 この度は、誠に申し訳ございませんでした。 取り急ぎのご連絡とさせて頂きますが、何卒宜しくお願い致します。 実際にメールを作成する際にはこの基本の流れは崩さないようにしましょう。 また、言い訳などを記載することは厳禁です。 顧客からの貴重な意見に真摯に向き合って、謝罪の言葉を述べましょう。 個人向けメールの例文 続いて、個人向けにメールを送信する場合の例文を紹介します。 この度は、大変申し訳ございませんでした。 今後とも、ご愛顧のほど心よりお願い申し上げます。 個人の場合であっても、企業向けのものと変わりはありません。 基本の流れに沿って意見をしっかりと受け止め、不快な思いをさせてしまったことに対し、しっかりと謝罪しましょう。 まとめ クレーム対応のメールには素早い対応と丁寧な言い回しが必要不可欠です。 また、メールを社内で共有し一元管理することができれば、ミスを削減し顧客からのクレームも減らすことができるでしょう。 であれば、対応状況を共有しつつ、素早いクレーム対応とメール管理が可能です。 メールディーラーは2019年現在で、10年連続シェアNo. 1のメールシステムです。 メール共有ステータス管理や重複返信防止機能で二重返信や返信のもれも防ぎます。 さらに、フォルダとステータスの二軸管理が可能で、未対応メールをすぐに把握することが可能です。 クレームの対応に悩んでいるのであれば、まずはメールディーラーの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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謝罪メールの書き方・件名・返信方法・締め・例文|ビジネス/上司

謝罪 メール 件名

マヨネーズ株式会社 営業部 田中様 いつもお世話になっております。 海野商事の山田一郎でございます。 御社には多大なご迷惑をおかけしておりますことを、 心よりお詫び申し上げます。 確実な配送スケジュールが分かり次第、速やかにご連絡させていただきます。 本日までご連絡が遅くなりまして、大変申し訳ございません。 メールにて恐縮でございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。 結びの文例 ・メールにて恐縮でございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。 問い合わせがあったなどで、早急にビジネスメールにてお詫びの連絡をする場合は、「本来なら直接お詫びしたいのですが…」という思いの表れを書き方に込めるように「メールですいません」という文章を入れると良いでしょう。 ・この度は大変申し訳ございませんでした。 深くお詫び申し上げます。 ビジネスメールのみでお詫びが完結する際の、結びの書き方です。 おそらく文中でもお詫びの言葉がたくさん出てきていると思いますが、最後に改めてお詫びの一言を入れると、丁寧さがより一層際立ちます。 ・ご期待に沿えず、申し訳ありませんでした。 お詫びのビジネスメールは、必ずしもこちら側が100%悪いわけではない場合もあります。 そんな時はこのような書き方でも可能です。 出来る限り希望をかなえようと尽力したことを表現したい場合はこの書き方で結びましょう。 ビジネスメールは、基本の文章の構成と正しい敬語を使えれば問題なく書くことが出来ます。 しかし、お詫びのメールとなると慣れで書いてしまうと大変危険です。 本来お詫びをするのなら直接お伝えすることが大切なところを、メールで済ませるわけですから最後まで慎重な書き方を心がけましょう。 文章でお詫びをするということは、形として残ってしまうので、うっかりミスが絶対に許されません。 素直に非を認め、丁寧に謝罪できるよう、書き方と心構えをきちんと覚えておいてくださいね! ビジネスメールで不安なことがあれば以下の本を買っておけば問題ないでしょう。 メールを打つ際に考えることが多ければ一度時間をとってメールの文面を頭に入れておくと日々の業務が捗ります。

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